Reunión de Microsoft Teams: lo que necesita/quiere saber

Microsoft Teams se está volviendo un poco popular en estos días y por una buena razón.

Es una gran herramienta para colaborar y mantenerse en contacto con sus colegas.

Para aprovechar al máximo los equipos de Microsoft, recopilé una lista con algunos consejos útiles e información que quizás desee saber.

Si tiene alguna pregunta, simplemente deje un comentario a continuación.

Programar una reunión

Programar una reunión en Microsoft Teams es bastante similar a lo que está acostumbrado en Outlook.

Hay dos formas de hacerlo, desde Outlook o desde la propia aplicación de Teams.

En Outlook, puede programar una reunión básicamente de la misma manera si tiene instalada la aplicación Teams, verá un icono de Nueva reunión de Teams en la cinta del calendario:

Programar una reunión en Microsoft Teams

Si hace clic en él, se abrirá el Asistente de programación con un enlace para unirse a la reunión de Microsoft Teams en el cuerpo de la invención.

Puede invitar a miembros internos y externos como en una reunión normal de Outlook.

Los asistentes pueden simplemente abrir la cita de la reunión en Outlook y hacer clic en Unirse a la reunión en la cinta o en la descripción de la reunión.

Crear una reunión desde Microsoft Teams

Si tiene instalada la aplicación Teams, también puede crear una reunión dentro de la aplicación.

Simplemente haga clic en Calendario en el lado izquierdo. Verá su calendario de Outlook y en la esquina superior derecha un botón Nueva reunión.

Al igual que en Outlook, puede agregar a los asistentes, internos o externos, un título y una descripción para la reunión.

También puede utilizar el Asistente de programación, que encontrará en la barra de menú.

Creación de una aplicación de Teams de reunión

Reuniones con contactos externos

Como se mencionó, puede invitar a contactos externos a una reunión.

Para que se unan a una reunión tendrán un par de opciones, dependiendo de si tienen una licencia de Microsoft Office 365 con Teams o no.

Sin una cuenta de Microsoft

Para unirse a una reunión de Microsoft Teams sin una cuenta de Microsoft, simplemente haga clic en el enlace Unirse a la reunión de los equipos de Microsoft en la invitación que recibiste.

Accederá al sitio web de Microsoft Teams, donde simplemente puede hacer clic en el botón Únase en la web en su lugar.

Asistente invitado en Microsoft Teams

Esto tiene algunas limitaciones, no puede compartir su pantalla o presentar un PowerPoint, por ejemplo, pero aún puede asistir a la conferencia telefónica.

Uso de una cuenta de Microsoft como invitado

Si el invitado tiene una cuenta de Microsoft, simplemente puede usar las aplicaciones de Microsoft Teams.

Una vez más, pueden hacer clic en el enlace de la invitación y hacer clic en Abrir equipos de Microsoft.

De esta forma tendrán la experiencia completa de Teams como un usuario normal.

Limitaciones de reuniones de Microsoft Teams

Existen algunas limitaciones a las reuniones y llamadas que puede realizar en Microsoft Teams:

  • Número de personas en una reunión: 250
  • Tamaño máximo de archivo de PowerPoint: 2GB

Si necesita más de 250 personas, puede cambiar a un evento de Teams Live, que admite 10.000 asistentes con una duración máxima de 4 horas.

Puede encontrar más información sobre cómo crear un evento en vivo aquí en microsoft.

Acceso telefónico a una reunión de Microsoft Teams

Si tiene un plan de Microsoft Office 365 E5, puede usar la opción de audioconferencia para las reuniones de Teams. De esta forma, los usuarios externos pueden llamar a la reunión.

La audioconferencia también está disponible como complemento para los planes E1 y E3.

Hoja de trucos de los equipos de Microsoft

Creé una hoja de trucos de Microsoft Teams con una descripción general de todos los métodos abreviados de teclado y una descripción general de los botones más importantes en la ventana principal y de reunión de Teams.

El uso de esta hoja de trucos hará que trabajar con Microsoft Teams sea mucho más eficiente.

Contactos externos

Invitar a un contacto externo a una reunión es bastante sencillo, pero a veces solo desea chatear con contactos externos.

Para hacer esto, el contacto externo debe tener Microsoft Teams, no puede unirse a un chat o canal sin una licencia de Microsoft Teams.

Para agregar un contacto externo para que pueda chatear, simplemente puede buscar la dirección de correo electrónico del usuario en las aplicaciones de Microsoft Teams.

Agregar contacto externo en Microsoft Teams

Teams sugerirá buscar el contacto externo externamente y, si el contacto tiene una cuenta de Teams, se encontrará al usuario y podrá iniciar o unirse a un chat.

Puede iniciar un chat privado con un máximo de 100 personas en equipos de Microsoft.

También hay un máximo para la cantidad de archivos adjuntos que puede agregar en un chat, y es 10.

Si necesita más de 100 personas en un chat, puede crear mejor un equipo separado y agregarle el contacto externo. Un equipo puede tener 5.000 miembros en total.

Hacer una videollamada

Hay varias formas de iniciar una conferencia o una videollamada.

Cuando estás chateando con alguien, puedes hacer fácilmente una llamada de audio o video con los botones en la esquina superior derecha.

Hacer una videollamada en Microsoft Teams
  1. Haz una videollamada
  2. Hacer una llamada de audio
  3. Compartir tu pantalla

Si invita a alguien a una reunión de Teams, esta será automáticamente una llamada de video/audio.

Cada asistente puede decidir por sí mismo si quiere habilitar su cámara de video o no.

Mientras está en una reunión (llamada de video o audio), también tiene un par de opciones:

Desenfocando el fondo

Una de las mejores opciones, y muy útil en estos días en que muchos trabajamos desde casa, es desenfocar el fondo.

Microsoft Teams puede desenfocar todo lo que hay detrás de ti.

Puede desenfocar el fondo durante una videollamada con la siguiente combinación de teclas: Windows Key + Shift + P. Otra opción es usar el botón de más opciones en la pantalla de video.

Puede iniciar el video allí con un fondo borroso o activarlo/desactivarlo.

Iniciar video con desenfoque en Teams

Compartir su pantalla o presentar PowerPoint en una videollamada

Puede ser muy útil compartir su pantalla o presentación durante una reunión. Mientras está en una reunión, puede hacer clic en el botón Compartir. Esto le dará un par de opciones, por ejemplo:

  • Compartiendo tu escritorio
  • Una ventana específica (puede ser cualquier aplicación)
  • Una presentación de PowerPoint
Realizar una presentación en Teams

Para dejar de compartir, puede usar el mismo botón que usó para comenzar a compartir o la barra de herramientas que aparecerá cuando mueva el mouse hacia la parte superior de la pantalla.

Dejar de compartir en Microsoft Teams

Grabar reuniones en Microsoft Teams

Mientras esté en una reunión en Microsoft Teams, tendrá las opciones para grabar la reunión.

Esto puede ser muy útil si necesita compartirlo más tarde con personas que no pudieron asistir a la reunión o simplemente para llevar un registro de lo que se discutió durante la reunión.

Hay una gran diferencia que deberá tener en cuenta, una videollamada no es lo mismo que una reunión.

No puede grabar una videollamada o chatear donde compartió su pantalla. Solo puede grabar una reunión.

Grabar una reunión en Microsoft Teams

Para comenzar a grabar, haga clic, durante la reunión, en el botón más opciones (…) y seleccione Empezar a grabar.

Los asistentes verán una notificación de que la reunión está grabada. Puede detener la grabación de la misma manera.

Cualquiera que tenga una licencia de Office 365 E1, E3 o E5 puede grabar la reunión. Solo los usuarios invitados no pueden grabarlo.

Puede ver la grabación en el chat de la reunión o en Microsoft Stream.

Usar una pizarra durante una reunión

Mientras está en una reunión, también puede usar una pizarra, incluso mejor, también puede preparar una pizarra antes de una reunión.

Para preparar la pizarra, debe abrir la cita de la reunión. En la barra superior encontrarás la opción Pizarra (y notas de reuniones, también muy útil).

La pizarra es un lienzo sin fin y viene con un par de lápices en el lado derecho.

utilizar una pizarra en una reunión

Durante la reunión, deberá ir al botón Compartir pantalla y luego puede seleccionar la aplicación Pizarra en el lado derecho:

Compartir la pizarra durante una reunión

Atajos de teclado

Al igual que la mayoría de las aplicaciones, Microsoft Teams tiene algunos atajos de teclado realmente útiles.

Para ver todos los accesos directos disponibles, simplemente presione la siguiente combinación de teclas: Ctrl + .

Algunos de los atajos más útiles son:

  • Ctrl + N : Abrir un nuevo chat
  • Ctrl + Mayús + A: Aceptar videollamada
  • Ctrl + Mayús + D: Rechazar videollamada
  • Ctrl + Mayús + S: Aceptar llamada de audio
  • Ctrl + Mayús + C: Iniciar llamada de audio
  • Ctrl + Mayús + E: Empezar a compartir pantalla

Conclusión

Si tiene alguna pregunta o adición, simplemente deje un comentario a continuación.

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