Estructura tus reuniones de Microsoft Teams con Decisiones

Las reuniones pueden ser efectivas y directas o un proceso largo y lento que apenas aborda lo que se debe discutir.

Con Decisions for Microsoft Teams, puede aportar estructura y eficiencia a sus reuniones, ya sean en línea, en persona o una combinación de ambas.

Decisions ayuda a su equipo a organizar la reunión, garantizar que los participantes estén preparados y comprometidos, y le permite capturar fácilmente tareas, decisiones y actas de reuniones.

Decisions se acercó para preguntarme si quería probar y revisar su galardonada aplicación Microsoft Teams y dar mi opinión imparcial al respecto.

En este artículo, veremos Decisions, demostraremos cómo se integra perfectamente en su entorno de Office 365 y veremos cómo configurar una reunión estructurada en Teams con Decisions.

Decisiones para los equipos de Microsoft

La ventaja de Teams y Office 365 en general es que tienes todo en un solo lugar. Desde dentro de Teams, puede acceder a sus archivos, su agenda, notas, etc. Todas las herramientas que necesita están en Teams, lo que lo convierte en una excelente herramienta para realizar reuniones.

Decisions ofrece una gestión completa de reuniones a través de Microsoft Teams. Amplía Teams aún más con potentes herramientas para estructurar su reunión agenda, capturar tareas, decisiones y resultados de votaciones.

Lo mejor de Decisiones es que se integra con las herramientas que usas todos los días en Office 365.

Por ejemplo, las tareas que crees mientras usas Decisiones se enumerarán en el Planificador del equipo correspondiente y también se pueden exportar a Excel.

Los minutos que toma se almacenan en OneNote o Word y los archivos que agrega a la agenda de la reunión se almacenan de forma segura en el sitio de SharePoint del equipo.

Decisions también tiene complementos para Outlook y Word, con mayor integración en OneNote, Planner, SharePoint, Excel y más.

Creación de su primera reunión de decisiones

Para crear una agenda de reunión con Decisiones, primero debe crear una reunión normal en Outlook o Teams.

A continuación, encontrará las reuniones que están vinculadas a un equipo enumeradas en la pestaña de reuniones en Próximas reuniones. Simplemente haga clic en Añadir agenda para comenzar a crear la agenda para la reunión.

Se pueden agregar otras reuniones (que aún no están vinculadas a un equipo) haciendo clic en Nuevo.

A continuación, puede seleccionar cualquier reunión de la que sea el organizador o en la que participe.

revisión de las decisiones de la reunión

Todo para la reunión se almacenará en el sitio de SharePoint de su equipo. Puede seleccionar un canal para la reunión o ponerlo a disposición de todo el equipo.

Crear elementos de agenda en Teams

Las reuniones efectivas comienzan con una agenda clara de los temas que le gustaría discutir.

Esto es algo en lo que Decisions es realmente bueno: crear la agenda (con la ayuda de plantillas, si lo desea), asignar propietarios a los elementos de la agenda y agregar etiquetas, enlaces, archivos, etc., todo lo que necesita para preparar y ejecutar completamente una reunión exitosa.

Con la reunión actualizada a una reunión de Decisiones, podemos comenzar a crear los elementos de la agenda.

Solo los organizadores pueden crear los elementos de la reunión al principio, aunque otros asistentes pueden sugerir nuevos elementos después de que haya publicado la agenda.

Para cada elemento, puede especificar los presentadores, etiquetar el elemento para que los participantes sepan si el elemento está sujeto a debate, decisión o es puramente informativo, y agregar la cantidad de tiempo que desea dedicar al tema.

Secretario de la reunión de Outlook

estructurar reuniones de equipos

Una vez que haya creado una agenda, puede notificar a los asistentes para que comiencen a prepararse.

Creación de plantillas

Probablemente querrá usar una agenda relativamente estándar para sus reuniones departamentales mensuales. Decisiones te permite guardar la agenda que acabas de crear como plantilla. De esa manera, la próxima vez que tenga su reunión mensual del departamento, simplemente puede seleccionar la plantilla. Además, las plantillas pueden ser utilizadas y modificadas exclusivamente por cualquier miembro de su equipo, pero no por los de otros equipos.

Complemento Decisiones para Outlook

Si su equipo usa Outlook más que Teams, también puede usar Decisions Meeting Secretary for Outlook para crear agendas de reuniones directamente desde Outlook, lo que le permite enviar los elementos de la agenda junto con la invitación a todos los asistentes en un paquete ordenado.

Para agregar una agenda a una reunión en Outlook, primero debe seleccionar una ubicación de almacenamiento para la reunión. Puede ser cualquier grupo o equipo en su inquilino de Office 365.

Una vez que haya seleccionado el lugar para almacenar la reunión, puede comenzar a crear los elementos de la agenda.

agenda de reuniones de equipos

Cuando haya terminado de crear la agenda, simplemente haga clic en publicar para crear la agenda. Tenga en cuenta que aún deberá enviar la invitación a la reunión en Outlook como lo haría normalmente.

Preparándose para la reunión

El organizador de la reunión establece la agenda, pero el verdadero poder de Decisiones es la capacidad de los participantes de colaborar en la agenda.

Si observa cómo los participantes se preparan actualmente para las reuniones en su organización, probablemente notará que todos están creando sus propias notas, con listas de cosas que quieren discutir.

Incluso pueden imprimir documentos para repartir para complementar la discusión. (Y eso es si se preparan).

Las decisiones para Teams hacen que la colaboración inicial sea más fácil y sólida, para que todos sepan qué temas se discutirán, los documentos se pueden revisar por adelantado y se pueden hacer comentarios. Todo esto hace que la estructura de la reunión sea más eficaz.

Compartiendo la agenda

Cuando haya terminado de crear la agenda, puede notificar a los asistentes, ya sea compartiendo la agenda por correo electrónico o publicando la agenda de la reunión en el canal del Equipo.

Cuando publica la reunión, puede optar por incluir los elementos de la agenda en el correo electrónico o en el cuerpo del canal.

plantilla de reunión

Después de haber publicado la agenda, viene el verdadero poder de las Decisiones. Sus participantes ahora pueden colaborar en los puntos de la agenda:

  • Con el botón «Sugerir elementos de agenda» pueden agregar nuevos elementos a la agenda que les gustaría traer a discusión.
  • Los asistentes pueden comentar (1) sobre los elementos de la agenda, lo que les permite compartir sus pensamientos por adelantado.
  • Adjunte elementos a sus temas, como archivos, enlaces o notas
  • Agregar tareas (2) y decisiones a los elementos de la agenda
  • Tome notas personales (3) para cada punto de la agenda
revisión de decisiones

Dirigir la reunión

Cuando comienza la reunión, puede ver la agenda en el Reuniones ficha de su Equipo. Desde aquí puedes crear el Acta de reuniónvea las notas, abra los archivos vinculados y agregue tareas y decisiones a los elementos de la agenda.

Una nueva característica que Decisions lanzó recientemente es la extensión de reunión para Teams.

Con esta extensión, ahora puede ver la agenda de la reunión, con todos los archivos, notas, registro de tiempo, votaciones, etc. en la barra lateral de la ventana de la reunión.

en experiencia de encuentro

Esto permite a todos los participantes realizar un seguimiento de la agenda y revisar las notas sin salir de la ventana de la reunión.

Votación segura para Microsoft Teams

A veces, durante una reunión, hay temas importantes sobre los que la gente necesita votar. Decisions ofrece una forma fácil y segura de realizar una votación en Teams con Vote Now.

Con esta función, puede agregar una decisión a un elemento de la agenda de la misma manera que puede agregarle tareas. Puede iniciar la votación en el chat de la reunión o en el canal del Equipo. Otra ventaja es que tiene la opción de hacer que el voto sea anónimo, parcialmente anónimo o completamente transparente.

Las respuestas se pueden configurar en «sí» o «no», permitir opciones personalizadas o incluso permitir que los participantes den una respuesta alternativa.

votaciones seguras de los equipos

Puede ver los resultados de la votación en el punto de la agenda y después de haber votado en el chat o canal.

Habla ahora

En las reuniones virtuales con muchos participantes, las personas a menudo hablan entre sí o incluso no tienen la oportunidad de hablar en absoluto. Teams ya viene con la función de levantar la mano, pero Speak Now from Decisions va mucho más allá.

Los equipos hablan ahora

Brinda a los participantes la capacidad de solicitar tiempo para hablar, solicitar un breve receso o responder sobre el orador actual. Puede acceder a la función Hablar ahora desde el chat de la reunión, al igual que la votación segura.

Minutas de la reunión

Durante la reunión, puede fusionar fácilmente la agenda en actas de reunión para Word o OneNote.

Para Word, deberá instalar el complemento Decisions Meeting Documents Manager; Los minutos de OneNote están disponibles sin un complemento adicional.

Tanto OneNote como Word le permiten fusionar tareas y decisiones que escribe mientras toma actas de reuniones, de nuevo en la agenda de la reunión.

Al elegir qué plataforma usar para las actas de las reuniones, generalmente depende de las preferencias personales o de la organización.

Para crear tareas y decisiones desde Word o OneNote, simplemente puede usar el siguiente formato mientras escribe:

Tarea: Descripción de la tarea @Rudy Mens 16-11-2020

La tarea se sincronizará con Planner después de que haya hecho clic en el botón «sincronizar» en la esquina superior derecha del complemento.

También puede crear decisiones de la misma manera:

Decisión: decisión

Cuando termine la reunión, puede enviar una revisión de las actas a los asistentes antes de finalizarla y crear un PDF.

Todas las tareas y decisiones se enumerarán en la descripción general de la reunión en Teams para que todos los asistentes puedan ver fácilmente las tareas y decisiones enumeradas o abrir las actas de la reunión para obtener más contexto.

¿Dónde se almacenan los datos de las reuniones?

Decisions está totalmente integrado en Microsoft Office 365. Eso significa que todos los datos se almacenan en su propio inquilino de Office 365. Todos los archivos, comentarios y descripciones que agrega a un elemento de la agenda se almacenan en SharePoint.

Puede encontrar los archivos en el sitio de SharePoint del Equipo, en Documentos > General > Reuniones.

Las tareas y decisiones que crea se almacenan en Planificador. Las tareas se enumeran en cubos por reunión y hay un planificador privado donde se almacenan las decisiones.

Todos los servicios específicos de Decisions están alojados en Azure y solo contienen las referencias a los datos en su Tenant. Esto garantiza que todos sus datos permanezcan dentro de su arrendatario, preservando sus funciones de seguridad y cumplimiento existentes.

Requisitos de licencia

Es importante saber que sus usuarios deben tener al menos Microsoft 365 Business Premium o Enterprise E3 para usar Decisions.

Aunque estos son los requisitos oficiales, también lo probé con una licencia Business Standard y funcionó; solo tenga en cuenta que no puede usar los complementos de Word o Outlook en esta situación.

Obtenga decisiones para su equipo

Si usted también cree que Decisions sería una adición útil a su flujo de trabajo, siga estos pasos de instalación.

Decisiones se compone de tres complementos. La base es la aplicación Teams, que el usuario puede instalar por sí mismo o puede implementar para su organización.

Solo asegúrese de permitir aplicaciones de terceros en el centro de administración de Teams en Aplicaciones de equipos > Políticas de permisos > Global.

Como administrador, puede implementar fácilmente la aplicación Decisions for Teams en su inquilino.

Puede implementar la aplicación para todos los usuarios mediante el Política de configuración global o cree una política de configuración personalizada y asígnela a usuarios específicos.

Los complementos para Outlook y Word se pueden implementar a través del Centro de administración de Microsoft 365. Configuración abierta > Aplicaciones integradas y haga clic en Obtener aplicaciones para agregar las aplicaciones Decisiones.

Con los complementos, también puede especificar si desea implementarlo en un grupo específico de usuarios o en toda la organización.

Terminando

Las decisiones realmente lo ayudan a estructurar sus reuniones, desde la etapa de planificación hasta la reunión misma.

Lo que me pareció una gran ventaja es que tienes todos los documentos, notas y tareas en un solo lugar. No tiene que buscar en OneNote las notas que ha hecho ni en SharePoint los documentos de los que ha hablado.

La nueva extensión de reunión es una gran adición a Decisiones. De esta manera, no tiene que cambiar de ventana: puede acceder a toda la información desde la ventana de la reunión.

Obtenga más información sobre cómo Decisions puede mejorar la colaboración, el compromiso y la productividad de sus reuniones: decisionesdereunión.com.

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