Por qué debería hacer una copia de seguridad de SharePoint Online y OneDrive

#patrocinado

Con SharePoint y OneDrive, ya no necesita un servidor de archivos local.

Obtiene mucho espacio de almacenamiento con su suscripción a Microsoft 365, y siempre está disponible y es muy fácil de usar. Pero ¿qué pasa con la copia de seguridad?

Un error común es que no necesita preocuparse por la copia de seguridad de SharePoint Online.

Lo cierto es que la copia de seguridad de tus datos de SharePoint Online es tu propia responsabilidad.

Microsoft hace copias de seguridad de SharePoint Online, eso es cierto. Los datos incluso se duplican entre múltiples centros de datos.

Pero lo que la mayoría de la gente no sabe es que estas copias de seguridad se utilizan principalmente para la recuperación ante desastres y no para trabajos de restauración bajo demanda.

En este artículo, analizamos por qué es importante realizar una copia de seguridad de SharePoint Online, así como las opciones integradas para proteger sus datos.

Además, hablamos de por qué es posible que desee utilizar un tercero solución de respaldo.

La importancia de la copia de seguridad de SharePoint Online

Aunque todos sus datos se almacenan en la nube, la pérdida de datos aún puede ocurrir. La causa más común de pérdida de datos es un error del usuario.

Las personas cometen errores, sobrescriben el archivo incorrecto, eliminan una carpeta completa por accidente u olvidan detener la sincronización antes de eliminar la copia local: todo sucede.

Incluso he visto propietarios de equipos que eliminan todo el equipo por accidente, incluido el sitio de SharePoint adjunto.

Del mismo modo, el ransomware o malware también sigue siendo una amenaza para los datos almacenados en SharePoint Online.

Las infecciones pueden tener lugar en dispositivos cliente y sincronizarse con SharePoint Online.

Algunos programas maliciosos son incluso capaces de copiar los archivos, cifrarlos y luego eliminar los archivos originales.

No importa cuál sea la causa, incluso con SharePoint Online, deberá pensar en sus opciones de copia de seguridad.

Opciones integradas para proteger datos en SharePoint Online

Microsoft ofrece una variedad de herramientas y soluciones para proteger sus datos.

Algunos incluso argumentarían que no necesita una solución de copia de seguridad de terceros para SharePoint Online: las herramientas integradas deberían ser más que suficientes para proteger sus datos.

Y eso es parcialmente cierto: cuando se configuran correctamente, las herramientas integradas pueden conservar prácticamente todos sus datos.

Echemos un vistazo a las diferentes opciones que tenemos para proteger nuestros datos.

Versionado

El control de versiones es el primer paso cuando se trata de evitar la pérdida de datos en SharePoint Online.

Las nuevas versiones de los archivos se crean automáticamente cuando se modifica o vuelve a cargar un archivo.

Esto le permite volver a una versión anterior del archivo en cualquier momento que desee. Incluso puede restaurar una versión anterior del archivo.

Papeleras de reciclaje en línea de SharePoint

SharePoint Online viene con dos papeleras de reciclaje. Cuando se elimina un archivo en SharePoint Online o OneDrive, va a la papelera de reciclaje (primera etapa).

Se mantiene durante un total de 93 días en la papelera de reciclaje a menos que se elimine manualmente de la papelera de reciclaje.

Los archivos que se eliminan de la papelera de reciclaje de la primera etapa se mueven a la papelera de reciclaje de la segunda etapa.

Solo los administradores del sitio tienen acceso a la segunda etapa, lo que evita que los usuarios también vacíen accidentalmente la segunda etapa.

Los archivos se guardan durante los 93 días restantes en la papelera de reciclaje de la segunda etapa.

Por lo tanto, todos los archivos siempre se conservan 93 días en total desde el momento en que se eliminan.

Además, Microsoft también realiza una copia de seguridad de todo el contenido durante 14 días adicionales después de la eliminación real1 (más sobre eso más adelante).

Esto significa que se realiza una copia de seguridad de todos los archivos durante 107 días en total después de la eliminación.

Pero después de 107 días, ya no puede restaurar el archivo o las carpetas.

Políticas de retención

Las políticas de retención están diseñadas para determinar qué datos se pueden eliminar y cuándo.

Las reglas de política le permiten orientar contenido específico en función de condiciones como palabras clave y determinar cuánto tiempo desea conservar esos datos.

La mayor ventaja de las políticas de retención es que crean una copia inmutable de los datos cuando se crea o modifica un elemento.

Esto le permite restaurar siempre la versión original del archivo.

Las políticas de retención pueden incluso configurarse de tal manera que, una vez que se activan, ya no se pueden cambiar ni desactivar.

Pero tenga en cuenta que los datos retenidos cuentan para su cuota de almacenamiento de SharePoint Online.

Solicitud de restauración de soporte de Microsoft

Como se mencionó, Microsoft realiza copias de seguridad de sus datos. Crean una copia de seguridad cada 12 horas y la mantienen durante 14 días.

De esta forma, en caso de pérdida de datos, el administrador global puede contactar a Microsoft con una solicitud de restauración.

Pero hay un problema aquí: no puede solicitar la restauración de un archivo o carpeta individual.

Microsoft solo restaura la colección de sitios completa a su ubicación original.

Dado que una solicitud de restauración puede tardar un par de días en completarse, esta podría no ser una buena opción en la que confiar únicamente.

Por qué debería hacer una copia de seguridad de SharePoint Online

Entonces, ¿por qué necesita hacer una copia de seguridad de SharePoint Online? Las opciones integradas pueden parecer suficientes, pero en mi opinión, no lo son.

El mayor problema con las soluciones integradas es la facilidad de restaurar datos. Las papeleras de reciclaje están bien cuando necesitas restaurar un par de archivos.

Pero, ¿alguna vez ha intentado restaurar una biblioteca de documentos completa porque alguien olvidó desactivar la sincronización antes de eliminar los archivos sincronizados?

No puede simplemente seleccionar una carpeta o biblioteca de documentos en la papelera de reciclaje.

La única opción es seleccionar todos los archivos por página y restaurarlos. O puede que tenga que usar un script de PowerShell para seleccionar los archivos correctos de la papelera de reciclaje y restaurarlos.

¿Y cuáles son sus opciones después de 93 días? No se garantiza que los datos perdidos se noten dentro de este período de tiempo.

Soluciones de copia de seguridad de terceros, como Copia de seguridad de Altaro Office 365le permiten conservar y restaurar datos de forma indefinida.

Podría crear una política de retención y conservar todos los datos para siempre. Le costará algo de almacenamiento de SharePoint Online, pero eso no es realmente costoso.

Pero nuevamente, ¿ha intentado restaurar datos con búsqueda de contenido o eDiscovery?

Deberá recopilar todos los datos según la fecha, la ubicación o las palabras clave, luego exportarlos y luego importarlos manualmente a SharePoint.

Es posible escribir un script de PowerShell para esto, pero eso no es realmente conveniente ni fácil de usar.

Como última opción tenemos la copia de seguridad de Microsoft.

Esta es solo una opción cuando necesita restaurar la colección de sitios completa, por ejemplo, después de un ataque de ransomware.

Pero para archivos o carpetas individuales, la restauración realmente no es una opción.

Además, tenga en cuenta que pueden pasar un par de días antes de que se complete el trabajo de restauración.

Terminando

Asegúrese de entender qué opciones ofertas de microsoft y lo que su empresa necesita cuando se trata de la copia de seguridad de SharePoint Online.

Las herramientas integradas pueden ser suficientes para que algunas organizaciones protejan sus datos de SharePoint Online.

Pero el mayor desafío es cuando necesita restaurar muchos elementos (bibliotecas de documentos completas o sitios completos de SharePoint). O cuando necesite volver más allá de los 93 días de las papeleras de reciclaje.

Aquí es donde las soluciones de copia de seguridad de terceros como Copia de seguridad de Altaro Office 365 son una muy buena opción.

Hacen que la restauración de datos sea mucho más fácil, ahorrando tiempo y dinero, y son capaces de recuperar datos de un período de tiempo más largo después de que se hayan perdido.

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