Copia de seguridad de Microsoft Office 365 – ¿Cuáles son sus opciones?

La mayoría de la gente dirá que no necesita hacer una copia de seguridad de sus datos de Office 365, lo cual es parcialmente cierto.

Microsoft 365 viene con un par de mecanismos integrados para proteger sus datos y capacidades para restaurarlos hasta cierto punto. Pero, ¿y si quieres más? ¿Más opciones de restauración o más seguridad?

Existen soluciones de respaldo de terceros que pueden respaldar su Microsoft 365 en un servidor local o incluso en otra solución en la nube.

De esta manera, tiene más control sobre su copia de seguridad y puede restaurar elementos individuales o carpetas completas con solo unos pocos clics.

En este artículo, explicaré qué tipo de opciones de copia de seguridad están integradas en Microsoft 365 para proteger sus datos y veremos algunas opciones de terceros.

Cómo protege Microsoft sus datos

Es bueno saber cuáles son sus propias responsabilidades cuando se trata de sus datos de Microsoft Office 365.

Microsoft es un proveedor de la nube y su objetivo principal, en lo que respecta a la protección de datos, es garantizar que los servicios y sus datos estén siempre disponibles. No son un proveedor de respaldo.

Responsabilidades de copia de seguridad de Microsoft 365
src: Veeam.com

Microsoft le ofrece muchas herramientas para ayudarlo a mantener sus datos seguros, pero depende de usted usarlos y configurarlos correctamente.

Si no utiliza políticas de retención, políticas DLP o MFA, por ejemplo, es su propia responsabilidad cuando sus datos se vean comprometidos o se pierdan. Véase también el Acuerdo de servicios de Microsoft, capítulo 6, párrafo b

¿Qué hace Microsoft cuando se trata de mantener sus datos seguros?

Ahora, los proveedores de respaldo de terceros para Office 365 a veces quieren que crea que Microsoft no hace nada para respaldar sus datos. Eso no es completamente cierto. Echemos un vistazo a lo que hace Microsoft para evitar la pérdida de datos.

Sus datos siempre se reflejan en al menos dos centros de datos que se encuentran en la misma región (UE, EE. UU., etc.).

De esta manera, sus datos están protegidos contra desastres naturales u otras formas de interrupción que afecten el servicio.

Los datos de OneDrive y SharePoint se conservan en una papelera de reciclaje de dos etapas y usted mismo puede restaurarlos en un plazo de 93 días.

Además de la papelera de reciclaje, también puede restaurar diferentes versiones del archivo en SharePoint.

Los buzones se conservan durante 30 días de forma predeterminada y los elementos individuales del buzón se pueden restaurar en un plazo de 14 días. (por defecto). Puede aumentar esto a 30 días estuvo bien.

Microsoft también mantiene una Copia de seguridad de 14 días de sus datos de Office 365 y se crea una copia de seguridad cada 12 horas. En caso de un ataque de ransomware, por ejemplo, puede pedirle al Soporte de Microsoft que restaure una copia de seguridad de los datos.

Ahora tenga en cuenta que Microsoft realizará una restauración completa o el buzón o el sitio de SharePoint, por lo que todo lo demás se sobrescribirá.

Además, esta copia de seguridad no es para restaurar una sola carpeta o archivo que un usuario haya desechado y el RTO probablemente sea un poco más alto de lo que desea.

Uso de políticas para retener datos

Con Office 365 Enterprise o Microsoft 365, también tiene la opción de crear políticas de retención de datos.

Estas políticas le permiten conservar todos los datos (originales) incluso cuando se eliminan.

Las políticas de retención se pueden crear en el Centro de seguridad y cumplimiento.

Puede configurar estas políticas de retención para conservar los datos para siempre.

Entonces, básicamente, cuando alguien elimina un archivo o un elemento de correo electrónico, siempre puede encontrarlo a través de la herramienta eDiscovery.

Políticas de retención de Microsoft 365

Ahora, la restauración de datos es un poco diferente, tendrá que buscar con la herramienta de búsqueda de contenido o eDiscovery, según las palabras clave y otras metapropiedades.

Puede exportar elementos de la búsqueda de contenido y de esta manera restaurarlo nuevamente.

Pero esa no es la forma más conveniente. Restaurar una carpeta completa desde SharePoint o un buzón, por ejemplo, será una tarea horrible.

El «problema» con eDiscovery o Content Search es que no puede simplemente navegar a una biblioteca de documentos de sitios de SharePoint y seleccionar un archivo o carpeta para restaurar.

Deberá buscar el nombre del archivo o el contenido, el autor, la fecha, etc. para encontrar los archivos correctos.

¿Por qué necesitaría una solución de copia de seguridad de Office 365 de terceros?

En base, puede decir que sus datos no se perderán fácilmente en Office 365.

Si configuró las políticas de retención correctamente, entonces debería poder recuperar/encontrar todos sus datos. Pero hay algunos desafíos con esto.

El tiempo antes de que se descubra la pérdida de datos es en promedio 140 días. Entonces, dado que puede restaurar fácilmente los datos dentro de los 93 días desde las papeleras de reciclaje, tendría que restaurar estos datos a través de eDiscovery, archivo por archivo.

Otra buena razón por la que podría necesitar una solución de copia de seguridad de Office 365 es la falta de control de versiones con archivos de aplicaciones específicos.

Por ejemplo, SharePoint no puede realizar un seguimiento de las versiones con archivos DWG.

Entonces, cuando un usuario sobrescribe un archivo DWG, no puede restaurarlo. No hay forma de volver a una versión anterior del mismo archivo.

Una solución de respaldo de Office 365 realmente hace que la restauración de datos sea mucho más fácil, le brinda mucho más control sobre sus datos y le permite restaurar archivos, carpetas o buzones con solo unos pocos clics.

Soluciones de copia de seguridad de Office 365

Tiene diferentes opciones cuando se trata de hacer una copia de seguridad de sus datos de Office 365.

No solo en los proveedores, sino también en cómo y dónde va a hacer una copia de seguridad de sus datos.

Si tiene suficiente capacidad de almacenamiento en sus propios servidores, puede realizar una copia de seguridad en sus servidores locales.

La otra forma es almacenar la copia de seguridad también en la nube. Dependiendo de la solución que elija, los datos serán almacenados por el propio proveedor de respaldo o puede elegir su propio almacenamiento de objetos en la nube (como AWS S3, Azure Blob o IBM Cloud)

Al elegir una solución de respaldo, no solo mire el precio. Asegúrese de verificar lo que está respaldado.

Todos pueden hacer una copia de seguridad de Exchange, SharePoint y OneDrive. Pero una gran cantidad de datos en estos días también se pueden encontrar en Teams y Planner.

Por lo tanto, es posible que desee realizar una copia de seguridad de eso también.

Otra gran diferencia es el almacenamiento. Con algunas soluciones, el almacenamiento está incluido.

Sus copias de seguridad se almacenan de forma segura en el almacenamiento en la nube del proveedor (principalmente Azure o AWS en segundo plano). Donde otros no incluyen almacenaje.

Reseñas de productos de Office 365

Probé varias soluciones de copia de seguridad de Office 365 y escribí una revisión más detallada de cada una de ellas.

Afi.ai es la solución de copia de seguridad de Office 365 más rápida del mercado. Su interfaz intuitiva hace que configurar y administrar sus copias de seguridad sea realmente fácil.

Lo bueno de Afi.ai es que admite grupos de Azure Active Directory, por lo que puede asignar licencias fácilmente a un grupo de usuarios. Lea la reseña completa sobre Afi.ai aquí.

Altaro es muy fácil de configurar y tiene una gran interfaz intuitiva. No ofrecen mucha personalización, pero tampoco es realmente necesaria.

Solo necesita conectar su entorno de SharePoint y Exchange, seleccionar los buzones y los sitios de SharePoint y ellos se encargarán del resto. Puedes encontrar la reseña completa de Altaro aquí.

CloudAlly ofrece un poco más de opciones cuando se trata de elegir la ubicación de la copia de seguridad y la programación de la copia de seguridad.

También puede hacer una copia de seguridad completa de Teams, pero la licencia, por otro lado, es un poco más complicada.

Tiene almacenamiento ilimitado, pero solo cuando habilita la copia de seguridad para todos los usuarios de Exchange.

Así que eso es algo que tendrás que tener en cuenta.

Además, me gustó mucho CloudAlly, también una herramienta fácil de configurar. Puedes leer la reseña completa en este artículo.

Precios de copia de seguridad de Office 365

El costo de respaldo para Office 365 comienza en 3€ por mes por usuario. Esto incluye el costo de almacenamiento.

Si le queda capacidad de almacenamiento en sus servidores locales, entonces Veeam es una buena opción, con un precio de 1.50€ por mes/por usuario.

He comparado un par de proveedores de respaldo de alto nivel para darle una idea de lo que está disponible en el mercado.

CloudAlly Veeam afi Copia de seguridad Altaró Abarcando
Intercambio
SharePoint
OneDrive
equipos
Espacio libre Ilimitado no incluido 50Gb por usuario/mes Ilimitado Ilimitado Ilimitado
Puntos de restauración 1 por día *** 25 3 por día 3 por día 4 por día Ilimitado
En la premisa
Nube de proveedores
AWS S3
Azur
Nube de Google
Usuarios Mínimos 50 usuarios 10 usuarios 5 usuarios 250 usuarios 10 usuarios 1
Precio Usuario/Mes 3.00€
30€ Año
1.50€
(suscripción de 1 año)
3.00€ 3.00€ California. 3.90€ **
(suscripción de 1 año)
4.00€
Más información Más información Más información Más información Más información Más información

** Las licencias van en pasos de 10 usuarios.
*** Con CloudAlly puede crear puntos de restauración ilimitados manualmente, pero funcionarán 1 por día automáticamente

No creo que una de estas copias de seguridad sea simplemente mejor que la otra. Realmente tienes que mirar tu caso de uso:

  • Tamaño de la empresa
  • La cantidad de datos
  • cuantos puntos de restauracion
  • ubicación de datos

Backupify puede ser un muy buen proveedor de copias de seguridad, pero requiere un mínimo de 250 usuarios, por lo que para una pequeña empresa esto no va a funcionar.

CloudAlly, uno de los primeros en brindar una solución de respaldo para Office 365, ofrece un excelente precio, pero con un mínimo de 50 usuarios y solo 1 punto de restauración automatizado por día.

¿Cuánto almacenamiento y archivos tienes?

Si está considerando optar por Veeam o Altaro, entonces es bueno saber cuántos datos ha usado actualmente en Microsoft 365. Abra su centro de administración de Microsoft 365 y navegue hasta:

  • Informes
  • Uso
  • Haga clic en Seleccionar un informe
  • Elija SharePoint > Uso del sitio
Uso de almacenamiento de Microsoft 365

Esta captura de pantalla es de mi entorno de prueba, pero una empresa para la que trabajo con alrededor de 120 usuarios tiene casi 4 TB de almacenamiento solo para SharePoint. Tenían solo 1,2 Tb de datos antes de migrar a Office 365 hace 4 años. Así que puede ver que la cantidad de datos está creciendo rápidamente con SharePoint.

El motivo del aumento de datos no se debe solo al control de versiones en SharePoint, sino que también veo que los archivos antiguos ya no se archivan/eliminan.

También verifique el uso de su almacenamiento OneDrive, porque eso también puede crecer mucho.

Conclusión

Espero que este artículo le haya ayudado a comprender mejor las opciones de copia de seguridad de Microsoft 365.

Como puede ver, puede proteger sus datos con el mecanismo integrado en Microsoft 365, pero solo lo protege hasta cierto punto.

Restaurar carpetas completas desde eDiscovery es mucho trabajo. Con una buena solución de copia de seguridad de Microsoft 365, tendrá una buena protección contra errores humanos, ransomware o corrupción de archivos, y la restauración de archivos se realiza realmente en cuestión de segundos.

Sé que el precio total de una solución de respaldo es una gran parte de la decisión.

Entonces, para que sea más fácil, puede usar el formulario a continuación para obtener una cotización de CloudAlly.

Proporcionan la mejor solución de copia de seguridad con la mejor relación calidad-precio para la mayoría de las organizaciones.

Si tiene alguna pregunta, simplemente deje un comentario a continuación.

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