Cómo exportar un buzón de Office 365 a PST

En algunos casos de uso, es posible que desee exportar los buzones de correo de Office 365 a un archivo PST.

Por ejemplo cuando un usuario deja la organización, por motivos legales, o cuando se quiere migrar un buzón a otro servicio de correo.

Los usuarios pueden exportar su propio buzón a través del cliente de Outlook, pero también como administrador podemos exportar fácilmente un buzón completo a través del Centro de administración de Office 365.

En este artículo, voy a explicar cómo puede exportar un buzón de correo de Office 365 a pst.

Requisitos para exportar buzón a PST en Office 365

Vamos a usar la herramienta de exportación de búsqueda de contenido y exhibición de documentos electrónicos para exportar un buzón de correo de Office 365 a PST.

Para usar la búsqueda de contenido, deberá tener el rol de administrador de exhibición de documentos electrónicos en el centro de cumplimiento de Microsoft 365.

Un administrador global no tiene esta función de forma predeterminada, por lo que primero le daremos a su cuenta los permisos adecuados. Deberá ser un administrador global para cambiar los permisos.

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365
  2. En el menú, haga clic en Cumplimiento para abrir el Centro de administración de cumplimiento.
  3. Haga clic en permisos
  4. Y abre el Centro de Cumplimiento roles
Roles del centro de cumplimiento
Permisos del centro de cumplimiento
  1. Seleccione Administrador de descubrimiento electrónico
  2. Asegúrese de que el Función de exportación aparece en los roles asignados (de lo contrario, agréguelo)
  3. Editar el Administrador de descubrimiento electrónico
buzón de exportación de office 365 a pst
  1. Haga clic en Elija el administrador de eDisovery o Editar
  2. Hacer clic + Agregar
  3. Busque su propia cuenta y agréguela a la lista
  4. Haz clic Ahorrar completar
intercambiar buzón de exportación en línea a pst

Ahora tenemos los permisos adecuados para iniciar una búsqueda de contenido y exportar un buzón de correo de Office 365 a pst. Para aplicar los nuevos permisos es mejor cerrar sesión, cerrar la pestaña y volver a iniciar sesión.

Buzón de exportación de Office 365 a PST

Para exportar un buzón fuera de Office 365, primero debemos crear un Búsqueda de contenido que recogerá todo el correo del usuario especificado. Luego podemos exportar el resultado a un archivo PST con la herramienta de exportación eDiscovery.

Nota

Solo se admite el navegador Edge para descargar la herramienta de exportación de eDiscovery.

Hay extensiones de navegador disponibles para Chrome y Firefox que resuelven este problema y le permiten descargar y usar la herramienta de exportación de exhibición de documentos electrónicos.

chome: Meta4 ClickOnce
Firefox: Breez ClickOnce

  1. Abra el Centro de cumplimiento de Microsoft 365

    Abra https://compliance.microsoft.com/

  2. Crear una nueva búsqueda de contenido

    – Seleccione Búsqueda de contenido en el menú bajo Soluciones
    – Haga clic + Nueva búsqueda

    buzón de exportación de office 365 a pst

  3. Introduce un nombre y una descripción.

    Asigne a su búsqueda de contenido un nombre y una descripción reconocibles y haga clic en próximo. Esto le ayudará más tarde a identificar la búsqueda de contenido correcta.

    Crear búsqueda de contenido

  4. Seleccionar buzones de Exchange

    Para exportar un buzón, activar los buzones de correo de Exchange y haga clic en Elija usuarios, grupos o equipos

    exportar buzon a pst office 365

  5. Seleccione el buzón para exportar

    El siguiente paso es seleccione el buzón que queremos exportar. Seleccione o busque el usuario correcto y haga clic en Hecho

    y haga clic en Siguiente para continuar a las Condiciones.

    exportar buzon o365 a pst

  6. Deje las condiciones vacías

    Queremos exportar el buzón completo, por lo que podemos dejar las condiciones vacías.
    Sólo haga clic en Siguiente

    Condiciones de búsqueda de contenido

  7. Complete la búsqueda de contenido

    Revise su búsqueda de contenido y haga clic en Enviar para empezarlo
    Hacer clic Hecho para cerrar la pantalla Nueva búsqueda

    Iniciar búsqueda de contenido

  8. Espere a que se complete la búsqueda

    Dependiendo del tamaño del buzón, puede tomar un par de minutos completar la búsqueda de contenido. Espere a que el estado cambie a Completado en la escena de búsqueda de contenido. (Haga clic en Actualizar de vez en cuando para actualizar el estado)

    buzón de exportación de office 365 a pst

  9. Exportar el buzón de Office 365 a PST

    1. Haz clic en el Buscador de Contenidos que acabamos de crear
    2. Selecciona Comportamiento
    3. Elige Exportar resultados

    Exportar buzón o365 a pst

  10. Opciones de exportación

    Ahora podemos seleccionar qué y cómo queremos exportar nuestro buzón.
    – Opciones de salida: Todos los elementos, incluidos los que tienen un formato no reconocido…
    – Exportar contenido de intercambio como: Un archivo PST para cada buzón.

    Hacer clic Exportar para iniciar la exportación

    Exportar resultados

  11. Descargue el archivo PST del buzón de exportación de Office 365

    Una vez más, el archivo de descarga puede tardar un par de minutos en estar listo.

    – Abre el Pestaña Exportar en la pantalla de búsqueda de contenido
    – Seleccione el trabajo Exportar a ver el estado

    Descargar exportación de buzones de Office

  12. Descargar la herramienta de exportación de eDiscovery

    Para descargar los archivos PST, necesitaremos usar la herramienta de exportación eDiscovery.
    Como se mencionó anteriormente en la nota azul, deberá usar Edge para este paso o usar una extensión de navegador ClickOnce en Chrome o Firefox.

    Hacer clic Descargar Resultados para descargar la herramienta

    herramienta de exportación ediscovery pst

  13. Aprobar la descarga

    Se abrirá una nueva pestaña que descargará la herramienta eDiscovery. Hacer clic Abierto en la advertencia de seguridad

    Abra la herramienta de descubrimiento electrónico

  14. Copie la clave de exportación

    Antes de que pueda iniciar la descarga, deberá copiar la clave de exportación del Centro de cumplimiento.

    exportar clave

  15. Descargar el archivo PST

    El último paso es iniciar la descarga en la herramienta de exportación de eDiscovery.

    1. pegar la clave que copiamos
    2. Introduce una ubicación para el archivo PST
    3. Expandir opciones avanzadas y asigne al archivo PST un nombre significativo

    y haga clic en comienzo

    Iniciar descarga de archivo PST

  16. Espere a que termine la descarga

    Según el tamaño del buzón, la descarga puede tardar algún tiempo. Espera a que
    termine y abra el archivo PST en la ubicación que especificó.

    Descargar archivo pst de progreso o365

También puede seguir estos pasos para descargar varios buzones a la vez. Simplemente seleccione varios usuarios o buzones en el paso 5 y asegúrese de seleccionar un archivo pst para cada buzón en el paso 10.

Límite de tamaño de archivo PST de exportación de Office 365

El tamaño de archivo predeterminado de los archivos PST exportados es de 10 GB. Puede aumentar o disminuir el tamaño del archivo, pero tenga en cuenta que si lo hace demasiado grande, también aumenta la corrupción del archivo.

Reducir el tamaño del archivo puede ser útil si necesita colocar los archivos en medios extraíbles.

Para cambiar el tamaño del archivo, deberá crear una clave de registro.

  1. Cierre la herramienta de exportación de eDiscovery
  2. Crear un nuevo archivo de texto y nombrarlo pstsize.reg (tenga en cuenta la extensión)
  3. Agrega el siguiente contenido
Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Client\eDiscovery\ExportTool]
"PstSizeLimitInBytes"="21474836480"
  1. Cambiar el PstSizeLimitInBytes al valor deseado:
Tamaño en bytes Tamaño en GB
4294967296 4 GB
8589934592 8 GB
21474836480 20GB
32212254720 30 GB
  1. Guarda el archivo y ciérralo.
  2. Haga doble clic en el archivo de registro recién creado para importarlo. Haga clic en sí dos veces a las advertencias.

Puede eliminar la clave de registro para volver a cambiar el valor a 10 GB o cambiar el valor de la clave a 10737418240.

Reinicie la herramienta eDiscovery para exportar los archivos PST en el nuevo tamaño.

Exportar o hacer una copia de seguridad de los contactos de Office Outlook

Cuando los usuarios dejan la organización, a veces quieren llevarse sus contactos de Outlook con ellos.

Aunque puede exportarlos fácilmente a través de Outlook, también puede usar el método de búsqueda de contenido para exportar solo los contactos.

Siga todos los pasos descritos anteriormente, pero agregue una condición en el Paso 6:

  1. Hacer clic Añadir condición
  2. Seleccione Escribe
  3. Hacer clic Agregar/Eliminar más opciones
  4. Seleccione Contactos

Siga todos los demás pasos para exportar el contacto de Outlook a un archivo PST.

Use una herramienta de terceros para exportar el buzón a PST

También hay herramientas de terceros disponibles para exportar buzones de correo de Office 365 a archivos PST. Por ejemplo, Kernel Export Office 365 to PST Tool (10% de descuento con el código «lazyadmin»), SysTools Backup and Restore Office 365, o Stellar Exporter para Office 365.

Ahora no voy a hacer una revisión completa de estas herramientas, pero lo bueno de este tipo de herramientas es que te dan más control y retroalimentación sobre la exportación.

Para un solo buzón de correo es una exageración, pero si tiene que exportar varios buzones de correo, o hacerlo de forma más regular, entonces esta herramienta es un ahorro de tiempo real.

Hace que exportar buzones de correo de Office 365 a PST sea mucho más fácil.

Terminando

Espero que este artículo le haya ayudado con su buzón de exportación de Office 365 a PST.

Tenga en cuenta que el método de búsqueda de contenido puede llevar algún tiempo.

Si necesita exportar varios buzones a PST, entonces usar una herramienta de terceros podría ser una mejor idea.

Son más convenientes de usar y no cuestan tanto.

Si tiene alguna pregunta, simplemente deje un comentario a continuación.

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