Cómo crear y agregar una firma en Outlook y Outlook Online

Cuando envía un correo electrónico a sus clientes, siempre pueden responder a su correo electrónico.

Pero, ¿y si te quieren llamar? ¿Tienen tu número de teléfono? Probablemente no. Para solucionar esto podemos añadir una firma en Outlook con nuestros datos de contacto.

Las firmas son básicamente su tarjeta de presentación digital. Contienen toda su información de contacto, para que su destinatario sepa cómo o dónde comunicarse con usted.

En estos días, necesitaremos agregar la firma a la aplicación Outlook, la aplicación Outlook Mobile y tal vez incluso a Outlook Online.

En este artículo, explicaré cómo puede agregar una firma en Outlook. Las versiones en línea, Microsoft 365 y normal de Outlook.

Además, le daré algunos consejos sobre cómo crear una firma de Outlook.

Consejo

Las firmas en Outlook pronto se sincronizarán entre Outlook para Windows y Outlook Online (Microsoft 365 y Office 365). La función se llama «Outlook para Windows: configuración de la nube de firmas» y está prevista para lanzamiento en julio de 2022.

Agregar una firma en Outlook

Para agregar una firma en Outlook, primero necesitaremos crear una.

Las firmas pueden ser simples, con solo texto, pero también pueden contener logotipos de empresas y colores de texto.

Agregar logotipos a su firma realmente ayuda a identificar sus correos electrónicos, así que asegúrese de agregarlos siempre que sea posible.

En la aplicación de Outlook, puede usar varias firmas de correo electrónico dentro de la misma cuenta.

Puede establecer una firma predeterminada para sus correos electrónicos, pero también cambiarla fácilmente a otra si es necesario.

La forma más fácil de agregar una firma en Outlook es abrir primero un nuevo correo:

  1. Crear un Nuevo correo electrónico en perspectiva
  2. Seleccione Firma en la barra de herramientas
  3. En el menú desplegable, seleccione firmas…
agregar una firma en Outlook

Si está utilizando la barra de herramientas mínima en Outlook, puede encontrar las firmas aquí:

Seleccionar firma en Outlook
  1. Haga clic en Nuevo para agregar una nueva firma
  2. Dale un nombre a tu firma. Asegúrese de usar un nombre reconocible para que pueda seleccionar fácilmente la firma correcta en sus correos electrónicos más adelante. Puede crear una firma separada para sus correos electrónicos de respuesta, por ejemplo.
Crear nueva firma en Outlook
  1. Crea o pega tu firma en el Editar firma área de texto
  2. Si desea aplicar la firma automáticamente a sus correos electrónicos, seleccione la cuenta de correo electrónico que desea usar
  3. Puede configurar diferentes firmas para nuevos mensajes y respuestas.
Agregar firma en Outlook 2019
  1. Cuando haya terminado, haga clic en OK

Su nueva firma de Outlook ahora debería estar disponible en sus mensajes de correo electrónico.

Si ha configurado una firma predeterminada (paso 8), debería ver la nueva firma en el cuerpo de sus nuevos mensajes.

Insertar la firma en Outlook

Si no ha establecido una firma predeterminada en Outlook, deberá agregar la firma manualmente.

  1. Abra un nuevo correo electrónico y haga clic en Firma en la barra de herramientas.
  2. Sus firmas aparecerán en el menú desplegable. Seleccione su firma para aplicarlo a su mensaje de correo electrónico.
insertar firma
Insertar firma

Agregar firma a Outlook 365

Las firmas aún no están sincronizadas entre Outlook y Outlook Online.

Esto significa que si está utilizando ambas versiones de Outlook, también deberá agregar la firma a Outlook Online.

Para agregar una firma a sus correos electrónicos en Outlook 365 (Outlook Online) tendrá que abre Outlook en tu navegador web: Outlook.Office.com

  1. Selecciona el icono de engranaje en el lado derecho en la barra superior.
  2. Agregue la parte inferior del panel de configuración, seleccione Ver todas las configuraciones de Outlook

    Agregar firma a Outlook 365

  3. Seleccione Redactar y responder

    Ahora verá la configuración de la firma de correo electrónico. Puede crear o pegar su firma en el área de texto.

    como poner firma en office 365

  4. Incluir automáticamente la Firma en Outlook 365

    Si desea incluir su firma automáticamente en sus correos electrónicos, asegúrese de seleccionar las dos casillas de verificación debajo del área de texto.

  5. Guarde su configuración

    Cuando haya terminado, haga clic en Guardar en la parte inferior y simplemente cierre la pantalla de configuración. Su firma ahora debería estar activa en Outlook Online.

Ahora también puede agregar varias firmas en Outlook 365 (Outlook Online). Para agregar una firma adicional, simplemente haga clic en + Nueva Firma en la pantalla Redactar y responder:

varias firmas Outlook 365
Agregar varias firmas a Outlook Online

Cómo usar la Firma en Outlook 365

También puede agregar manualmente la firma a un mensaje.

Primero deberá crear la firma como se describe anteriormente, pero deje las dos casillas de verificación debajo del área de texto sin marcar.

Una vez que haya creado la firma, simplemente puede agregarla a un mensaje de la siguiente manera:

Agregar firma al mensaje en Outlook Online
  1. Abre un Nuevo mensaje en Outlook en línea
  2. Selecciona el Mas opciones icono
  3. Elegir Insertar firma

Establecer una firma en la aplicación móvil de Outlook

Probablemente también esté utilizando Outlook en su teléfono móvil.

De manera predeterminada, la aplicación agregará una línea debajo de sus mensajes de correo electrónico «Obtener Outlook para Android» (o iOS) en un dispositivo Apple. Probablemente desee cambiar esta línea por una firma más útil.

  1. Abre el aplicación de perspectiva y haga clic en el icono de inicio en la esquina superior izquierda
  2. Abierto Ajustes
  1. Desplácese un poco hacia abajo y abra Firma
  2. Si tiene varias cuentas, puede crear una firma para todas o firmas individuales por cuenta
  3. Tu puedes ahora crea tu firma. Haga clic en el marca de verificación cuando termine

Tenga en cuenta que no puede usar imágenes en la aplicación de Android. En iOS, es posible agregar una imagen a su firma.

Cambiar firma de correo electrónico

En Outlook, puede crear varias firmas, pero, por supuesto, solo establezca una como su firma predeterminada.

Cuando desee cambiar su firma de correo electrónico en Outlook, tiene dos opciones:

  1. Botón derecho del ratón en la firma en el cuerpo del correo electrónico y seleccione otra firma.
  2. Hacer clic Firma en la barra de herramientas y elija otra firma del menú desplegable.
Cambiar la firma de correo electrónico en Outlook

Si desea establecer otra firma como su firma predeterminada, haga clic en firmas… y cambie la firma predeterminada para mensajes nuevos y de respuesta como se describió anteriormente.

Editar firma en Outlook

A veces necesitas editar tu firma en Outlook, para cambiar tu número de teléfono por ejemplo.

Para editar la firma:

  1. Botón derecho del ratón en su firma actual
  2. Seleccione firmas…
Editar firma en Outlook
  1. Ahora puede realizar los cambios en su firma, cuando haya terminado, simplemente haga clic en Aceptar
Editar firma de Outlook

Exportar firma de Outlook

Si está comprando una computadora nueva o cuando desea compartir su firma de Outlook como una plantilla con su compañero de trabajo, es posible que desee exportar la firma de Outlook.

Outlook no ofrece una función integrada para exportar la firma. Pero para copiar la firma a otro ordenador solo necesitamos copiar tres archivos y una carpeta:

La ubicación de la firma de Outlook es:

  • %perfil de usuario%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
  1. Abre tu Explorador
  2. pegar la ruta en la barra de direcciones como se muestra a continuación y presione Ingresar
Ubicación de la firma de Outlook
  1. Copie la firma que desea exportar
    1. Selecciona el carpeta y los tres archivos que comienzan con el nombre de la firma
    2. Haga clic derecho y elija Copiar (o presione Control + C )
Exportar firma de Outlook
  1. En la otra computadora, abra el explorador y navegue hasta
    %userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\
  2. Crear la carpeta firmas si no existe, de lo contrario, abra la carpeta
  3. Pegar (Ctrl + V) el archivos de firma en la carpeta Firma.

Terminando

Las firmas son tu tarjeta de presentación digital, asegúrate de que se vean bien y contengan toda la información que tus clientes necesitan para contactarte.

Si desea obtener más información sobre la creación de firmas, asegúrese de leer este artículo.

Si tiene alguna pregunta, simplemente deje un comentario a continuación.

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