Cómo convertir un buzón de usuario en un buzón compartido

Cuando un usuario deja la organización, es posible que desee mantener el buzón disponible para que otros usuarios puedan acceder a él.

Dejar un buzón de usuario activo requiere una licencia de Exchange Online, pero cuando convierte el buzón en un buzón de correo compartido, no se necesita una licencia.

La ventaja de un buzón compartido es que puede darle acceso a uno o varios usuarios.

Esto es excelente cuando un usuario deja la organización y otros usuarios necesitan retomar el trabajo.

Además, los buzones compartidos se pueden volver a convertir en buzones de usuario cuando sea necesario.

En este artículo, explicaré cómo puede convertir un buzón de correo de usuario en un buzón de correo compartido, usando el centro de administración y PowerShell. Y cómo puede convertir varios buzones a la vez.

Lo que necesitas saber

Antes de convertir el buzón en un buzón compartido, hay algunas cosas que debe saber. Un buzón compartido viene con algunas limitaciones:

  • Tamaño del buzón limitado a 50 Gb
  • No puede iniciar sesión directamente en un buzón compartido, necesitará una cuenta de usuario para eso
  • Sin archivo en línea
  • Comparte el buzón con no más de 25 personas
  • Los usuarios pueden eliminar el correo de un buzón compartido, no hay forma de evitarlo.

Como se mencionó, un buzón compartido no requiere una licencia. Sin embargo, puede asignarle una licencia.

Cuando necesite el archivo en línea, deberá asignarle una licencia del plan 1 de Exchange Online.

Si necesita más espacio de almacenamiento, se requiere una licencia del plan 2 de Exchange Online.

Nota

Cuando convierte un buzón de usuario con un archivo en línea, el archivo no se migrará al buzón compartido. Solo cuando asigne una licencia al buzón compartido, se mantendrá el archivo. ¡De lo contrario, se perderá!

Los buzones compartidos no están diseñados para iniciar sesión directamente en ellos.

La contraseña se genera automáticamente y no se muestra de forma predeterminada.

Debido a que no puede activar MFA en un buzón de correo compartido, se recomienda bloquear el inicio de sesión en un buzón de correo compartido.

Convertir buzón a compartido en los centros de administración

La conversión de un buzón de correo de usuario en un buzón de correo compartido se puede realizar tanto desde el Centro de administración de Microsoft 365 como desde el Centro de administración de Exchange. Mostraré ambos métodos a continuación:

Uso del Centro de administración de Microsoft 365

Podemos convertir un buzón de usuario en un buzón compartido directamente en la configuración del usuario:

  1. Expandir Usuarios y seleccione Usuarios activos
  2. Selecciona el usuario
  3. Abre el Correo pestaña
  4. Haga clic en Convertir a buzón compartido
  5. Hacer clic Convertir en la pantalla de confirmación
convertir el buzón de correo del usuario en buzón de correo compartido
Convertir buzón de usuario desde el centro de administración

Puede ver el buzón compartido en el centro de administración en Equipos y grupos > Buzones compartidos.

Uso del Centro de administración de Exchange

También podemos usar el Centro de administración de Exchange, por supuesto, para convertir el buzón en un buzón compartido:

  1. Expandir Destinatarios y seleccione Buzones
  2. Selecciona el buzón (usuario)
  3. Abre la pestaña Otros
  4. Haga clic en Convertir a buzón compartido
  5. Haga clic en Confirmar
convertir a buzón compartido
Convertir a buzón compartido en el Centro de administración de Exchange

Los buzones compartidos se enumeran en la misma lista de buzones que el usuario.

Para verificar rápidamente si el buzón se comparte en el Centro de administración de Exchange, podemos usar un filtro incorporado:

Filtrar buzones compartidos
Filtrar vista de buzones

En la vista de buzones, haga clic en Filtrar y seleccione buzón compartido.

Convertir buzón en buzón compartido con PowerShell

Otra forma de convertir buzones es usar PowerShell. Con PowerShell, solo necesitamos ingresar un solo comando para convertir el buzón.

Asegúrese de haber instalado el módulo Exchange Online en PowerShell antes de comenzar.

Vamos a usar el cmdlet Set-Mailbox para convertir el buzón. Solo necesita saber el nombre del buzón o la dirección de correo electrónico del buzón:

# Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

# Convert the mailbox to shared
Set-Mailbox -Identity [email protected] -Type Shared

El cmdlet no mostrará ningún resultado, por lo que para verificar si el buzón se cambió correctamente, podemos usar el siguiente comando de PowerShell:

Get-Mailbox -Identity [email protected] | Select Name, RecipientTypeDetails

# Result
Name        RecipientTypeDetails
----        --------------------
Adelev-test SharedMailbox

Terminando

Convertir un buzón de correo de usuario en un buzón de correo compartido le permite guardar una licencia y otorgar acceso al buzón a varios usuarios.

Tenga en cuenta que los archivos en línea se pierden si no asigna una licencia a un buzón compartido.

¿Necesita volver a convertir el buzón compartido en un buzón de usuario? A continuación, siga los pasos de este artículo.

Además, asegúrese de bloquear el inicio de sesión directo en los buzones compartidos porque esto es un riesgo potencial para la seguridad.

Espero que este artículo te haya ayudado a convertir el buzón, si tienes alguna pregunta, simplemente deja un comentario a continuación.

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