Cómo cifrar correos electrónicos en Outlook y Office 365

Cuando necesite enviar correos electrónicos con información confidencial en Outlook, es posible que desee cifrarlo.

Los correos electrónicos cifrados enviados desde Outlook u Office 365 solo pueden ser leídos por el destinatario que tiene la clave privada, lo que evita que otros lean el contenido del correo.

También puede proteger su correo electrónico para que no sea reenviado.

Si tiene Office 365, enviar correo cifrado es realmente fácil.

Puede hacerlo sin instalar ningún certificado tanto de Outlook como de Outlook Online a cualquier destinatario (Gmail, iCloud, Outlook).

Otras opciones para proteger su correo electrónico en Outlook son usar certificados o un complemento de terceros para Outlook.

En este artículo, vamos a echar un vistazo a las diferentes opciones, cómo usarlas y cuáles son los pros y los contras de cada una de ellas.

Opciones de cifrado de correo electrónico

Como se mencionó al principio, hay tres formas de asegurar básicamente su correo electrónico desde Outlook.

Cada uno de ellos tiene sus propias ventajas, pero algunos son más difíciles de configurar.

Tenemos las siguientes opciones cuando se trata de encriptación de correo electrónico:

  • Cifrado de mensajes de Office 365 – Parte de Office 365. Fácil de usar, no requiere instalar certificados. Puede enviar correos electrónicos a cualquier cliente de correo electrónico. Sin embargo, requiere un par de manipulaciones para abrir el correo electrónico cuando no se usa Outlook.
  • Cifrado basado en certificados – Tanto el remitente como el destinatario deben tener certificados públicos para cifrar y descifrar el correo electrónico. Más difícil de instalar, pero al final más fácil de usar si envía muchos correos electrónicos cifrados.
  • Complementos de Outlook: Si no tiene Office 365, puede enviar fácilmente correos electrónicos cifrados con un complemento de terceros.

Correo electrónico cifrado de Office 365

El cifrado de mensajes de Microsoft Office 365 (OME) le permite enviar fácilmente correos electrónicos cifrados a su destinatario.

La ventaja de OME es que usted y el destinatario no necesitan instalar ningún certificado para cifrar o abrir el correo electrónico.

Cuando envía un correo electrónico con Office 365 Message Encryption, el destinatario recibe un correo electrónico con solo el asunto.

Según el cliente de correo de los destinatarios, pueden simplemente abrir el correo electrónico (la verificación se realiza en segundo plano) o el destinatario puede leer el correo electrónico y los archivos adjuntos en un entorno en línea después de un paso de verificación adicional.

Deberá enviar el correo electrónico desde Outlook o Outlook Online, pero el destinatario no necesita tener una suscripción a Outlook o Office 365. Los correos electrónicos cifrados se pueden abrir con cualquier cliente de correo electrónico.

Para usar el Cifrado de mensajes de Office 365, deberá tener uno de los siguientes planes de Microsoft 365:

  • Microsoft 365 Personal o Familiar
  • Office 365 Empresa E3 o E5
  • Microsoft 365 Empresa E3 o E5
  • Microsoft 365 Empresa Premium
  • Office 365 A1, A3 o A5

Cómo enviar correo electrónico cifrado Outlook

Para enviar un correo electrónico encriptado desde Outlook, no necesita configurar nada.

Simplemente puede redactar un nuevo correo electrónico y cifrarlo:

  1. Redactar un nuevo correo electrónico

    Abra Outlook y redacte un nuevo correo electrónico. Simplemente agregue el destinatario, el asunto y el cuerpo. También puede agregar archivos adjuntos al correo electrónico, como lo hace normalmente:

    enviar Outlook de correo electrónico encriptado

  2. Cifrar correo electrónico

    El siguiente paso es cifrar el correo electrónico:
    – Seleccione Opciones
    – Haga clic en cifrar

    También puede seleccionar otras opciones en encriptar que explicaré más adelante.
    Es posible mover el botón Cifrar a la primera pestaña «Mensaje». Esto le ahorrará un clic adicional para cifrar los correos electrónicos.

    Outlook de correo electrónico seguro

  3. enviar el correo electrónico

    Una vez que haya aplicado el cifrado, verá una pequeña nota sobre los campos de dirección que indica que el correo electrónico está cifrado.

    Haga clic en Enviar para enviar el correo electrónico a los destinatarios.enviar correo electrónico seguro de Outlook

  4. Abrir el correo electrónico cifrado en Outlook

    Si el destinatario utiliza Outlook, recibirá el correo electrónico seguro con el asunto original y un icono de candado.

    Outlook verificará al destinatario en segundo plano después de hacer doble clic en el correo electrónico. Luego se abrirá como un correo electrónico normal.

    Abrir correo electrónico seguro en Outlook

Abrir un correo electrónico seguro en otros clientes de correo

El destinatario no necesita tener Outlook u Office 365 para abrir el correo electrónico cifrado.

Cuando envía un correo electrónico seguro a Gmail, por ejemplo, el destinatario solo verá el asunto y un botón para leer el mensaje.

enviar perspectiva segura

Cuando haces clic en Rlee el mensaje se le enviará a Outlook Online donde deberá verificar su cuenta.

Dependiendo del cliente, esto se puede hacer con un Código de acceso de un solo uso que se enviará al destinatario previsto o firmando con el proveedor de identidad de su cliente de correo (Gmail, ID de Yahoo, cuenta personal de Microsoft)

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