Archivos adjuntos de correo electrónico OCR y almacenarlos en SharePoint

Microsoft Flow es una gran herramienta para automatizar muchas de sus tareas diarias y repetitivas. Me topé con una tarea así en uno de mis clientes.

Reciben un correo electrónico con un archivo adjunto en un buzón compartido. Uno de los empleados descarga el archivo adjunto y lo almacena en una carpeta de SharePoint.

Nada realmente especial y fácil de crear con Microsoft Flow. Pero espera, hay más. Después de hablar con el gerente, notó que sería genial si el documento tiene OCR antes de que se almacenen.

Ahora se pone interesante, ¿podemos descargar el archivo adjunto, enviarlo a través de una solución de OCR, recuperar el archivo y almacenarlo en SharePoint? Si podemos.

La mayoría de las soluciones de OCR en línea son bastante caras, pero encontré ElasticOCR y cobran precios razonables y tienen un conector de Microsoft Flow: D.

El proceso no es realmente rápido, a veces puede tomar hasta 15 minutos o más procesar el documento, pero bueno, está automatizado, por lo que no tiene que esperar.

A continuación, lo guiaré a través de la configuración del flujo. Agregué algunos métodos Try – Catch para manejar algunos de los errores.

pequeña nota: se puede hacer clic en todas las imágenes 😉

Paso 1: inicie una prueba gratuita para obtener una clave de licencia

Antes de que podamos comenzar, necesitamos una licencia y una identificación de la aplicación.

Para obtener esto, puede registrarse para una prueba de 14 días. Ingresa a https://portal.elasticocr.com/trial y regístrate para la prueba. Recibirás un email con los datos en tu buzón.

Paso 2: crea un nuevo flujo

Cuando haya obtenido los detalles necesarios de la licencia, podemos comenzar con un nuevo flujo vacío.

El primer disparador que vamos a agregar es el panorama generar Cuando llega un nuevo correo electrónico.

Seleccione el buzón y la carpeta apropiados. Si llega un correo electrónico al buzón, queremos obtener el correo electrónico en función de la identificación del mensaje y eso debe incluir un archivo adjunto.

Archivo adjunto de correo electrónico de Microsoft Flow OCR SharePoint

Paso 3: Procese cada archivo adjunto

Un correo electrónico puede tener varios archivos adjuntos. Así que agregamos un nuevo paso y seleccione Más > Añadir un aplicar a cada paso. Seleccione los archivos adjuntos de salida del paso anterior

Archivo adjunto de correo electrónico de Microsoft Flow OCR SharePoint

Paso 4: compruebe si el archivo adjunto es un archivo PDF

Queremos procesar solo archivos PDF, por lo que vamos a verificar cada archivo adjunto si es un archivo PDF antes de continuar. Agrega un Condición y complete los siguientes datos:

  • Tipo de contenido de Obtener correo electrónico
  • Contiene
  • PDF
Archivo adjunto de correo electrónico de Microsoft Flow OCR SharePoint

Ahora continuamos solo en el En caso afirmativo lado. Si el archivo adjunto no es un archivo PDF, simplemente no hacemos nada.

Paso 5: cree el trabajo de OCR

Añadir un Acción en el En caso afirmativo side y busque ElasticOCR como conector.

Luego seleccione la acción Crear un trabajo con un archivo. Le pedirá que ingrese un nombre para la conexión (inventar uno), la ID de la aplicación y la ID de la licencia.

Archivo adjunto de correo electrónico de Microsoft Flow OCR SharePoint

Después de completar la información de la licencia, la pantalla de acción se actualizará y podremos archivar los datos que necesitamos para el flujo.

  • Nombre de archivo: seleccione el nombre (nombre del archivo adjunto)
  • Datos del archivo: haga clic en Ver más en la parte Obtener correo electrónico y seleccione Contenido
  • Metadatos: dejar en blanco
Archivo adjunto de correo electrónico de Microsoft Flow OCR SharePoint

Paso 6: recuperar el archivo con OCR

El siguiente paso es recuperar el archivo. Puede llevar algo de tiempo procesarlo, por lo que usamos un hacer mientras bucle para comprobar cada 5 minutos si el trabajo se ha completado. Pero también queremos detectar el error si algo sale mal. Si el trabajo tomó mucho tiempo o simplemente falló. De esta manera podemos notificar a los usuarios que algo salió mal.

Para crear esto vamos a utilizar un alcance. Esto agrupa un grupo de acciones y, según el resultado, podemos continuar con los pasos necesarios.

  • Haga clic en Más y seleccione Alcance
  • Dentro del Scope, haga clic de nuevo en Más y seleccione Hacer hasta
  • Por valor en el Hacer hasta elegimos estado de Crear un trabajo con un archivo y queremos que el estado contenga disponible
  • Cree una Acción y busque ElasticOCR y seleccione recuperar un trabajo
  • Complete la identificación del trabajo
  • Añadir otra acción y buscar Demora y recoger Horario – Retraso
  • Pon el conteo en 5 y la unidad en Minuto
Archivo adjunto de Microsoft Flow OCR SharePoint ElasticOCR

Acabamos de crear un ciclo que recuperará el estado del trabajo cada 5 minutos hasta que el estado del trabajo contenga Disponible. Luego se saldrá del ciclo (hacer hasta)

Paso 7: maneje el trabajo completado

El bucle Do Until se completará o fallará en un tiempo de espera. Agregamos un nuevo alcance después del primer alcance para manejar los archivos completos. Seleccione Más (dentro de la declaración Si sí) y seleccione alcance.

Haz clic en el menú (los tres puntitos dentro de la barra marrón del Scope 2) y selecciona Configurar ejecutar después.

Solo queremos ejecutar este alcance después de que el primer alcance haya tenido éxito.

Así que marcamos es exitoso y luego hecho. (En el mismo menú, también puede cambiar el nombre de Scope 2 a algo como Descargar archivo).

Paso 7.1 – Descarga el archivo OCR

  • Agregar un nuevo acción dentro del Scope 2 y busque HTTP. Elegir la HTTP: acción HTTP.
  • Para el métodoseleccionamos OBTENERporque queremos obtener/recuperar el archivo de una URL.
  • Para el URI que seleccione Ver más en el Recuperar trabajo sección y seleccione URL de descarga

Actualizar: Ahora también puede utilizar el Descargar un trabajo acción del mismo Elastic OCR!

Paso 7.2: almacene el archivo en SharePoint

  • Cree una nueva acción debajo de la acción HTTP y seleccione SharePoint como el conector
  • Seleccione Crea un archivo (SharePoint iniciará sesión si no ha usado SharePoint antes en Flow)
  • Añade el Dirección del sitio y seleccione la carpeta donde desea almacenar el archivo
  • Para el Nombre del archivoseleccionamos el Nombre de archivo del ElasticOCR Recuperar acción de trabajo
  • Obtenemos el contenido del archivo de la acción HTTP. Seleccione Ver más en la acción HTTP y elija Cuerpo
Archivo adjunto de Microsoft Flow OCR SharePoint ElasticOCR

Paso 7.3: envíe una notificación por correo electrónico

Puede enviar una notificación por correo electrónico de que los trabajos se han completado al usuario. Agregue una ruta de SharePoint en el cuerpo del correo electrónico para señalar al usuario la dirección correcta donde se almacena el archivo.

Paso 7.4: complete el trabajo

Cuando almacenó el archivo en SharePoint, el último paso es completar el trabajo. Agregue una acción debajo de Enviar correo electrónico y busque ElasticOCR. Seleccione el Id. de trabajo como valor para marcarlo como completo.

Paso 8 – Atrapa los errores

La parte de flujo para procesar y recuperar el archivo está completa. Pero siempre es una buena idea realizar un manejo de errores en sus flujos.

El error más parecido, en este caso, es un tiempo de espera en el bucle Do Until. Podemos agregar un nuevo alcance y capturar ese tiempo de espera y enviar un correo electrónico para informar que el archivo no se procesó.

Paso 8.1 – Agregar una rama paralela

  • Pase el cursor sobre el flecha entre los dos alcances, un pequeño marca más aparecerá
  • Seleccione Agregar rama paralela > Agregar alcance. Aparecerá un nuevo alcance junto al Alcance 2
  • Vaya al menú del nuevo alcance (alcance 3) y seleccione configurar ejecutar después de elegir tiene un se acabó el tiempo

De esta manera, el alcance se ejecutará si el trabajo Do till tarda demasiado.

Paso 8.2 – Agregar una acción

Cuando tenemos un tiempo de espera, simplemente podemos enviar un correo electrónico para notificar al usuario que el trabajo falló.

Conclusión

Espero que los pasos te hayan ayudado a comenzar con Flow y el uso de una herramienta de OCR. Si tiene alguna pregunta o sugerencia, solo hágamelo saber.

Si desea obtener más información sobre Microsoft Flow, debe leer este tutorial.

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