Permisos del calendario de Outlook: lo que necesita saber

Compartir su calendario en Outlook permite a sus colegas ver su disponibilidad o incluso administrar su calendario.

Para ello, podemos utilizar diferentes permisos de calendario de Outlook que podemos configurar en Outlook.

Los permisos de calendario en Outlook determinan cuántos detalles pueden ver sus colegas y qué pueden o no hacer en su calendario.

El calendario en Outlook no solo se puede compartir internamente, sino que también es posible compartir su calendario con usuarios externos.

En este artículo, explicaré cómo puede configurar los permisos y explicaré los diferentes niveles de permisos del calendario de Outlook.

Niveles de permisos del calendario de Outlook

Entonces, antes de ver cómo configurar los permisos del calendario, es bueno comprender primero los diferentes niveles de permisos.

Al compartir su calendario, puede elegir entre los siguientes niveles de permiso:

Puedo ver cuando estoy ocupado

Este es el nivel de permiso predeterminado para sus colegas en su organización.

Sus colegas pueden abrir su calendario y ver solo si tiene una cita y si está disponible, ocupado o fuera de la oficina.

Puede ver cuando estoy ocupado permiso
Puedo ver cuando estoy ocupado

Puede ver títulos y ubicaciones

Para sus colegas directos o su gerente, probablemente desee mostrar un poco más de detalles en lo que respecta a su calendario.

Mostrar los títulos (asunto) y la ubicación de su reunión les permite a sus colegas juzgar mejor si pueden invitarlo a otra reunión antes o después de una reunión planificada.

Puede ver títulos y ubicaciones
Puede ver títulos y ubicaciones

Las reuniones que están marcadas como privadas se muestran como una «cita privada» y solo se muestran si está fuera de la oficina, tentativa u ocupada.

No se mostrarán las notas ni los archivos adjuntos que haya agregado a la cita.

Puede ver todos los detalles

El nivel de permiso para ver todos los detalles se ve casi igual en la vista de calendario de Outlook.

La diferencia es que también se muestran los asistentes y las notas de la reunión y los archivos adjuntos de la reunión cuando hace clic en la reunión o la abre.

Puede ver todos los detalles
Puede ver todos los detalles

Poder editar

colegas con el poder editar nivel de permiso en Outlook puede agregar, eliminar o agregar citas en su calendario.

La diferencia con el permiso de delegado es que ellos no reciben las solicitudes de reunión ni las respuestas a las invitaciones a reuniones por usted.

Para una secretaria, a menudo desea asignar el permiso de delegado, para que él o ella pueda manejar completamente todas las solicitudes de reunión entrantes y salientes.

Tenga en cuenta que a los usuarios externos se les puede asignar la poder editar permiso.

Poder editar
Poder editar

Delegar

El último nivel de permiso que podemos establecer en el calendario de Outlook es Delegado.

Este nivel de permiso solo se puede asignar a usuarios o grupos, y no a toda la organización o usuarios externos.

Al asignar el permiso de delegado, opcionalmente también puede otorgar acceso para ver eventos privados.

Delegar

Podemos ajustar la solicitud de reunión y las respuestas cuando se trata de delegados. Para ello necesitaremos abrir la Configuración de la cuenta en Outlook:

  1. Haga clic en el pestaña Archivo en perspectiva
  2. Expandir Configuraciones de la cuenta
  3. Seleccione Acceso delegado
establecer permisos de calendario de Outlook

Aquí podemos configurar si la solicitud de reunión debe ir solo a nuestros delegados, a usted mismo y a los delegados, o enviar solo una copia a los delegados.

Delegados de Outlook

Si selecciona un colega y hace clic en Permisos, también puede cambiar los niveles de permisos y/o ajustar si el delegado puede ver elementos privados, etc.

Cómo asignar permisos de calendario de Outlook

Entonces, ahora que conoce las diferencias entre los niveles de permisos del calendario, podemos comenzar a asignar el permiso en Outlook.

Puede configurar los permisos tanto en Outlook como en Outlook Online, mostraré ambos métodos a continuación.

Establecer permisos de calendario en Outlook

  1. Haga clic en el icono de calendario
  2. Botón derecho del ratón en Calendario
  3. Elegir Compartir permisos
  • Otra opción es hacer clic en Compartir calendario en la barra de herramientas en la pestaña Inicio.
Agregar permisos
Abrir permisos de uso compartido en el calendario de Outlook
  1. Haga clic en Agregar para seleccionar un colega
  2. Seleccione la(s) persona(s) o grupo que desea dar permiso y haga clic en Agregar
  3. Hacer clic OK
Selecciona personas con las que compartir tu calendario
Selecciona personas con las que compartir tu calendario
  1. Seleccione el apropiado permiso que quieres dar
  2. Haga clic en Aplicar
Seleccione el nivel de permiso
Seleccione el nivel de permiso

Establecer permiso de calendario en Outlook Online

También podemos configurar los permisos usando Outlook Online. Primero abierto Perspectiva en línea:

  1. Haga clic en el Icono de calendario
  2. Haga clic en el más puntos de opciones detrás de tu calendario
  3. Elegir Uso compartido y permisos
Permisos de calendario en línea de Outlook
Permisos para compartir el calendario en línea de Outlook
  1. Busca a la persona o grupo al que quieres dar permiso
buscar a la persona
  1. Selecciona el nivel de permiso
  2. Haga clic en Cuota
Permisos de calendario en línea de Outlook
Seleccione el nivel de permiso

Terminando

Cuando cambia o agrega permisos de calendario en Outlook, puede tomar un minuto antes de que el permiso esté disponible para el usuario.

A veces ayuda actualizar la página (en el caso de Outlook Online), o presionar el botón de enviar y recibir en Outlook.

También puede administrar los permisos del calendario mediante PowerShell, que es una excelente manera de configurar o cambiar los permisos para los administradores de TI. Lea más sobre esto en este artículo.

Espero que este artículo te haya ayudado con los permisos, si tienes alguna pregunta, ¡simplemente deja un comentario a continuación!

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