Cómo crear un calendario compartido en Outlook

Un calendario compartido realmente puede ayudar a su equipo de proyecto cuando se trata de realizar un seguimiento de las citas y las próximas tareas.

La ventaja de un calendario compartido en Outlook es que, con los permisos adecuados, todos los miembros pueden crear y editar citas o solo ver las próximas reuniones.

Se puede crear un calendario compartido con su propia cuenta o puede usar una cuenta de buzón compartido para crear el calendario.

Podemos crear el calendario tanto en Outlook como en Outlook Online.

En este artículo, explicaré cómo puede crear un calendario compartido en Outlook, establecer los permisos correctos y cómo los miembros pueden abrir el calendario.

Crear un calendario compartido en Outlook

Cada buzón viene con un calendario por defecto. Ahora puede compartir su propio calendario con sus colegas, pero esa no siempre es la mejor opción.

Lo que mucha gente no sabe es que puede crear calendarios adicionales en Outlook.

Vamos a crear un nuevo calendario en Outlook, que luego compartimos. De esta manera podemos mantener nuestras propias citas separadas del proyecto.

Y con la función de superposición de calendario en Outlook, aún realizamos un seguimiento de todas las citas en una vista general.

Los pasos a continuación describen cómo puede crear y compartir un calendario en Outlook, desplácese hacia abajo para ver los pasos en Outlook 365.

  1. Abra la vista de calendario en Outlook

    En Outlook, haga clic en el icono del calendario.

  2. Agregar un nuevo calendario en blanco

    – Asegúrate de tener la Hogar pestaña seleccionada
    – Haga clic en Agregar calendario en la cinta
    – Seleccione Crear nuevo calendario en blanco…

    Crear Calendario Compartido Outlook

  3. Crear el nuevo Calendario

    dar lo nuevo calendario un nombreseleccione una ubicación para el calendario y haga clic en Aceptar.

  4. La ubicación predeterminada, bajo su propia cuenta de buzón, está bien para la mayoría de las situaciones.

  5. Más adelante en el artículo, explicaré cómo puede crear el calendario en una cuenta de buzón compartido.

    Tenga en cuenta que si su cuenta está cerrada, ya no podrá acceder al calendario.

    crear una perspectiva de calendario compartida

  6. Compartí el Calendario con los miembros

    El calendario ahora se crea bajo Mis calendarios. Ahora tendremos que compartir el calendario con los miembros de nuestro proyecto.

    En la cinta, debajo de la hogar pestaña, haga clic en Compartir calendario y seleccione nuestro calendario recién creado.

    Si el calendario aún no se muestra, haga clic en Enviar/Recibir y Enviar/Recibir todas las carpetas. Puede tomar un minuto hasta que el calendario sea visible.

    el calendario compartido de Outlook no se muestra

  7. Agregar permisos al calendario

    En el cuadro de diálogo, haga clic en Agregar para seleccionar los miembros a los que desea dar acceso al calendario. Próximo establecer el permiso correcto que quieras dar, por ejemplo, puedes editar o solo ver todos los detalles.

  8. Cuando haya terminado, haga clic en Aplicar

    Lea más sobre el nivel de permisos del calendario en este artículo, donde explico todas las diferencias.

    Permisos de calendario

Crear un calendario compartido en Outlook 365

También podemos crear un nuevo calendario en Outlook 365 y compartirlo con los miembros de nuestro proyecto.

Los pasos son bastante similares, solo el diseño es diferente.

  1. Abierto Perspectiva en línea y abre tu calendario vista
  2. Haga clic en Agregar calendario
  1. Hacer clic Crear calendario en blanco
  2. Dale al calendario un nombre, color, y opcional un icono
  3. Hacer clic Ahorrar para crear el nuevo calendario
Crear un calendario compartido Outlook 365
Crear un calendario en blanco en Outlook Online

El calendario recién creado ahora debe aparecer en el lado izquierdo debajo Mis calendarios.

Todo lo que tenemos que hacer ahora es compartir el calendario con otros usuarios:

  1. Flotar con el mouse sobre su calendario recién creado
  2. Haga clic en el 3 puntos
  3. Haga clic en Uso compartido y permisos
  1. Deberá agregar una persona a la vez, buscar por nombre o dirección de correo electrónico y seleccionar el usuario.
  2. Elija el nivel de permisos y haga clic en Compartir. Repita los pasos para todos los usuarios.

Cómo abrir un calendario compartido en Outlook

Los propios usuarios deberán agregar un calendario compartido en Outlook. Hay dos maneras de hacerlo.

Cuando comparta un calendario con sus colegas, recibirán un correo electrónico de invitación automáticamente.

El usuario puede simplemente hacer clic en aceptar para agregar el calendario compartido a su Outlook.

Aceptar la invitación al calendario compartido

Otra opción es agregar manualmente el calendario en Outlook, para esto necesitará saber el nombre del calendario.

  1. Abra la vista de calendario en Outlook y haga clic en Agregar calendario
  2. Seleccione Abrir Calendario Compartido…
Abrir calendario compartido

Introduzca el nombre del calendario compartido y haga clic en Abrir. Puede pasar algún tiempo antes de que el calendario se vuelva visible en Outlook.

Si busca en el nombre del calendario y obtiene la respuesta «No hay sugerencias», espere una hora y vuelva a intentarlo.

En mi experiencia, hacer clic en aceptar en el correo electrónico de invitación funciona más rápido.

Crear un calendario compartido en un buzón compartido

Cuando tiene permisos de acceso completo a un buzón compartido, también es posible crear un nuevo calendario compartido en el buzón compartido.

La ventaja de este método es que el calendario no está vinculado a la cuenta de Outlook de un empleado.

Entonces, cuando el empleado deja la organización, el calendario aún puede ser utilizado por otros.

Para crear el calendario, siga los pasos descritos anteriormente, solo que en el Paso 3, vamos a seleccionar una ubicación diferente para el calendario:

  • Desplácese hacia abajo en la lista debajo de «Dónde colocar la carpeta»
  • Expanda el buzón compartido (en este caso llamado «openmailbox»
  • Seleccione la carpeta del calendario

El calendario compartido ahora se crea en la cuenta de buzón compartido «openmailbox».

Cerrar o eliminar un buzón compartido

Cuando abandone el proyecto, probablemente desee eliminar el calendario compartido de su Outlook. Cerrar o eliminar un buzón compartido es bastante simple:

  • Haga clic derecho en el calendario en perspectiva
  • Elegir Borrar calendario

O en Outlook en línea

  • Pase el cursor sobre el calendario y haga clic en los 3 puntos para más opciones
  • Haga clic en Remover para cerrar el calendario

Terminando

Los calendarios compartidos en Outlook son realmente útiles cuando se trabaja en un proyecto o cuando se planifica un evento.

Puede compartirlo fácilmente con varias personas, otorgar diferentes permisos y mantener su propio calendario para usted.

Espero que este artículo te haya ayudado a crear un calendario compartido. Si tienes alguna pregunta, solo deja un comentario a continuación.

Otros artículos relacionados

Comando Ping - La guía definitiva

Comando Ping – La guía definitiva

El comando ping es uno de los comandos más utilizados por los profesionales de TI para probar la conexión de ...
Leer Más
Reseña de Hornetsecurity 365 Total Protection

Reseña de Hornetsecurity 365 Total Protection

#patrocinado Los correos electrónicos de phishing se están volviendo más efectivos y sofisticados en estos días. Incluso con capacitación de ...
Leer Más
Instalar un puerto de impresora y una impresora con PowerShell

Instalar un puerto de impresora y una impresora con PowerShell

El año pasado escribí sobre cómo puede instalar una impresora y un puerto de impresora desde la línea de comandos ...
Leer Más
Arreglar "ERR_NAME_NOT_RESOLVED" en Chrome

Arreglar «ERR_NAME_NOT_RESOLVED» en Chrome

Estás conectado a Internet, pero cuando intentas abrir una página web, aparece el error ERR_NAME_NOT_RESOLVED. Recargar la página web o ...
Leer Más
Permisos del calendario de Outlook: lo que necesita saber

Permisos del calendario de Outlook: lo que necesita saber

Compartir su calendario en Outlook permite a sus colegas ver su disponibilidad o incluso administrar su calendario. Para ello, podemos ...
Leer Más
Restaurar Papelera de reciclaje SharePoint Online con PowerShell

Restaurar Papelera de reciclaje SharePoint Online con PowerShell

Uno de mis usuarios eliminó una biblioteca de documentos completa que contenía más de 12000 elementos. Sincronizó la carpeta con ...
Leer Más

Deja un comentario