Archivar buzones de usuarios en Office 365 con políticas de retención

Cuando los usuarios se van, desea conservar su correo o buzón. Exportarlo a archivos pst no es la forma de hacerlo, pero mantener allí el buzón con una costosa licencia de Office 365 tampoco.

Lo que queremos hacer es archivar el correo para que otros usuarios puedan acceder fácilmente a él más adelante.

Con Oficina 365 puede agregar políticas de retención para preservar el contenido: correo electrónico, documentos, mensajes instantáneos, por una cantidad de tiempo x.

Podemos usar estos políticas de retención para preservar el contenido del correo de los usuarios terminados, para que podamos acceder a los datos sin necesidad de una licencia de Office 365.

Para habilitar las políticas de retención, necesita al menos un Plan de intercambio en línea 2o una licencia de archivado en línea de Exchange independiente.

Si el buzón que desea conservar solo tiene un plan 1 de Exchange Online, puede actualizarlo temporalmente a un Plan de intercambio en línea 2.

Configuración de una política de retención

Inicie sesión en su portal de Office 365 y vaya al centro de seguridad y cumplimiento. Por debajo Dato de governancia abierto Retencion para crear una nueva política de retención.

Paso 1

Haga clic en el botón Crear para crear una nueva política de retención. Asigne un nombre a su política, que también explica la política.

Crear una nueva política

Paso 2

En la configuración, podemos elegir cuánto tiempo queremos conservar el contenido o cuándo queremos eliminar el contenido.

Para mantener el correo electrónico para siempre, seleccionamos Sí, quiero conservarlo. > Siempre

Configuración de la política de retención

Paso 3

Elija la ubicación donde se aplicará la política. En el caso solo seleccionamos el Email de Exchange. Opcional, podemos optar por aplicar la política a destinatarios específicos o excluir a los destinatarios de la política.

Elegir la ubicación

Paso 4

En el último paso, puede activar el bloqueo de conservación. Cuando activa esto, ya nadie puede cambiar o eliminar la política.

Domina Office 365 con este curso online

en udemy

Aprenda a organizar y mantener su oficina virtual con Microsoft 365.

Recuperando el correo electrónico

Cuando se retiene el correo electrónico de un usuario anterior, no puede simplemente abrir la bandeja de entrada de ese usuario en su Outlook.

Para buscar un correo tendrás que usar descubrimiento electrónico o Búsqueda de contenido para buscar el correo electrónico en particular.

Los encontrará también en el centro de Seguridad y Cumplimiento.

Antes de que podamos comenzar a buscar, debemos asegurarnos de que somos miembros del grupo de roles Administrador de exhibición de documentos electrónicos en el Centro de seguridad y cumplimiento.

Para ello vamos a permisos y editar el Administrador de descubrimiento electrónico. Seleccione eDiscovery Manager y en el lado derecho haga clic en Editar (2x) y agregue el usuario que puede buscar en las bandejas de entrada de los usuarios anteriores.

recuperar correo

Búsqueda de contenido

Cuando abre Búsqueda de contenido, puede agregar una nueva búsqueda. Asígnele un nombre y seleccione los buzones de correo que desea buscar.

Haga clic en Siguiente cuando haya terminado.

En la página siguiente puede agregar las palabras clave y/o condiciones para buscar. Con las condiciones puedes acotar la búsqueda:

  • Filtrado entre fechas
  • Tipo de mensaje
  • Asignaturas
  • Enviador recibidor
  • y muchos más..

Después de configurar los filtros, haga clic en buscar para iniciarlo. Se le enviará a la vista general donde podrá ver que la búsqueda está en progreso, esto tomará unos minutos.

Cuando termine, obtenga una vista previa de los resultados para ver si los resultados son los que esperaba, si no, edite las condiciones de búsqueda y vuelva a ejecutar.

Si obtuvo lo que necesita, puede exportar los resultados a un archivo pst y abrirlo en Outlook

Otros artículos relacionados

Cómo arreglar el reinicio y seleccionar el dispositivo de arranque adecuado en Windows 10

Cómo arreglar el reinicio y seleccionar el dispositivo de arranque adecuado en Windows 10

El error Reinicie y seleccione el dispositivo de arranque adecuado puede ocurrir cuando enciende su computadora. Indica que su computadora ...
Leer Más
Instalar un puerto de impresora y una impresora con PowerShell

Instalar un puerto de impresora y una impresora con PowerShell

El año pasado escribí sobre cómo puede instalar una impresora y un puerto de impresora desde la línea de comandos ...
Leer Más
Conéctese a la API de Google con Powershell

Conéctese a la API de Google con Powershell

Vamos a conectarnos a la API de Google con OAuth2.0 y el cmdlet Powershell Invoke-RestMethod. Antes de que podamos comenzar ...
Leer Más
Asignar usuarios a la aplicación Azure AD con PowerShell

Asignar usuarios a la aplicación Azure AD con PowerShell

Las aplicaciones empresariales de Azure AD son una excelente manera de conectar aplicaciones de terceros a su Azure Active Directory ...
Leer Más
Cómo iniciar Windows 10 en modo seguro durante el arranque

Cómo iniciar Windows 10 en modo seguro durante el arranque

Cuando Windows 10 ya no se inicia, tiene dos opciones a la hora de repararlo. Puede iniciar Windows 10 en ...
Leer Más
Convertir un disco VMDK a VHD

Convertir un disco VMDK a VHD

Convertir un VMDK a VHD con PowerShell es realmente fácil. Todos nos encontramos en una situación en la que tenemos ...
Leer Más

Deja un comentario